Dans une entreprise, l’efficacité visée ne peut être véritablement atteinte que si les activités sont menées dans des conditions optimales. Aujourd’hui, grâce à l’informatique, de nombreuses solutions existent pour vous aider à améliorer l’efficacité de vos équipes. Vers quelles solutions devez-vous vous tourner en tant que chef d’entreprise ? Nous vous donnons quelques pistes.
Tirez le meilleur des réunions grâce à un logiciel de retranscription
automatique
Les réunions sont des événements décisifs dans toute entreprise. Elles permettent de faire le point sur la situation de l’entreprise, de prendre des décisions sur son évolution, d’identifier les solutions à des problèmes en cours, etc. Ainsi, lors de ces séances, les collaborateurs de tous les niveaux peuvent faire des apports qui seront utiles à la bonne marche des activités. Voilà pourquoi il est important que rien ne se perde de tout ce qui est dit lors d’une réunion. En ce sens, les prises de notes ne suffisent pas vraiment. Un logiciel de transcription audio en texte pourra par exemple être d’une grande aide. Happyscribe intègre 119 langues et est conçu sur la base de systèmes de reconnaissance vocale et d’intelligence artificielle ultra-performants. Grâce à cet outil, vous ne perdrez aucune bribe de tout ce qui se dit lors des réunions ! Et votre entreprise ne pourra que
gagner en efficacité.
Optimisez le partage d’informations grâce aux outils de travail collaboratif
Les outils collaboratifs sont des logiciels qui offrent la possibilité d’échanger des fichiers et des messages au sein d’une équipe. Selon l’outil vers lequel vous vous tournez, les fonctionnalités vont
du simple partage de fichiers au cryptage de fichiers, en passant par les espaces de discussion privés ou publics. Ainsi, si un collaborateur est par exemple en congés mais qu’il doit faire parvenir à un de ses collègues des informations importantes, les plateformes de travail collaboratif constituent un excellent canal. Elles offrent la fluidité et la nécessité que requièrent les échanges professionnels.
Les principaux outils de travail collaboratif du marché sont notamment :
- Dropbox, célèbre logiciel de partage de fichiers via le Cloud ;
- TeamViewer, réputé pour ses fonctions avancées de partage d’écran ;
- NetExplorer, qui propose notamment la création de dossiers professionnels en ligne ou encore le tatouage numérique de fichiers.
Gérez mieux les dépenses de transport grâce aux carte essence
La carburation fait partie des principaux points de dépenses des entreprises, notamment pour celles dont l’activité nécessite de fréquents déplacements pour aller exécuter des missions, faire des
livraisons, etc. Classiquement, pour rembourser les frais engagés, ce sont les employés eux-mêmes qui viennent faire, au comptable ou au dirigeant, le point de leurs divers déplacements. S’ensuit alors
une sorte de vérification, qui n’empêche hélas pas une forme d’approximation. Cette approximation entraîne des pertes.
Pour remédier à ces pertes, certaines sociétés proposent des cartes carburant ou cartes essence. Le principe de ces cartes est simple : lorsqu’il a effectivement un déplacement professionnel, le salarié
s’en sert pour s’approvisionner en carburant. Ce faisant, les dépenses de carburation sont automatiquement synchronisées sur un tableau de bord en ligne, auquel le dirigeant peut avoir accès. Ce dispositif permet de limiter les pertes liées aux approximations sus-évoquées, mais il permet également de gagner du temps. Les cartes carburant sont proposées par Leclerc, Total, Shell ou encore Intermarché.
